Akteneinlagerung

Zahlreiche Unterlagen, die täglich in einem Unternehmen anfallen, unterliegen einer zeitlichen Aufbewahrungsfrist. Diese liegt in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren, kann aber auch in Ausnahmefällen bis zu 30 Jahre betragen. Trotz der voranschreitenden Digitalisierung sind physischen Archive mitunter so voll, dass kaum mehr noch eine Akte in die Regale passt. Ist das auch bei Ihnen der Fall? Oder suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihre Akteneinlagerung effektiver zu gestalten? Eine smarte Lösung für diese und viele weitere Herausforderungen bietet die Akteneinlagerung von AKTA. Mit der AKTA-Akteneinlagerung sind Ihre Akten immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Vertrauen Sie beim Dokumente lagern auf professionelle Archivlösungen und einen 360°-Grad-Rundum-Service.

Wir von AKTA holen Ihre Akten ab, lagern diese datenschutzkonform, sicher und kostengünstig ein und stellen sie im Bedarfsfall wieder zur Verfügung. Ihr Vorteil mit der Akteneinlagerung? Sie sparen Raum- und Personalkosten, schaffen wieder freie Kapazitäten und konzentrieren sich dabei voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft, während wir die Akteneinlagerung übernehmen.

Auf Wunsch bei Ihnen ansonsten bei uns: Wir kümmern uns um den gesamten Prozess Ihrer sicheren Akteneinlagerung. Dazu organisieren wir einen revisionssicheren Transport, lagern Akten, Datenträger und wichtige Dokumente strukturiert und unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Akten bei uns vor Ort. Selbstverständlich verfügen wir über höchste Sicherheitstechnik und stellen optimale Lagerbedingungen sicher. Finden Sie mit unserer Akteneinlagerung schnell das gewünschte Dokument zum richtigen Zeitpunkt.

Als zertifizierter Dienstleister bringen wir von AKTA mehr als 60 Jahre Erfahrung und höchste Expertise mit. Das erlaubt uns als professionelle Schnittstelle zwischen Datenschutz und Kreislaufwirtschaft zu fungieren und Ihnen umfängliche Leistungen anzubieten. Neben der Akteneinlagerung sind wir ebenso erster Ansprechpartner, wenn es um die Aktenvernichtung nach DSGVO und DIN 66399 geht. Zuverlässig vernichten wir Papierakten, Dokumente und Datenträger. Oder nutzen Sie unseren Digitalisierungsservice. Auf Wunsch überführen wir Ihre Archive in die digitale Form und sorgen für die Aktenvernichtung der Papieroriginale.

Wenn Sie nicht wissen, wohin mit Ihren Dokumenten, dann raten wir Ihnen: „Akten zu AKTA – basta!“ Wir unterstützen Sie kompetent bei der Akteneinlagerung. Überzeugen Sie sich jetzt selbst, wie unsere zahlreichen, zufriedenen privaten und gewerblichen Kunden aus unterschiedlichen Branchen. Wir freuen uns Sie zur Akteneinlagerung aus den Wirtschaftsregionen Stuttgart-Mittlerer Neckar, Karlsruhe-Nordbaden und Heilbronn-Franken/Hohenlohe begrüßen zu dürfen.

Ob in Unternehmen, Behörden und gar im privaten Bereich, zahlreiche Dokumente müssen über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Dies ergibt sich per Gesetz aus den Aufbewahrungsfristen. Eine sinnvolle, nachhaltige und langwierige Akteneinlagerung stellt jedoch so manchen Betrieb vor große Hürden. Das betrifft nicht immer nur die Lagerkapazitäten, sondern gleichermaßen eine organisatorisch effektive Struktur. Eine Akteneinlagerung sollte neben der datenschutzkonformen Aufbewahrung auch eine schnelle Verfügbarkeit aller geschäftlichen Unterlagen sicherstellen, sei es auf Nachfrage von Ämtern oder aufgrund der Qualitätssicherung. So wird das Dokumente lagern neben dem Tagesgeschäft zu einer zusätzlichen Belastung, die Zeit, Aufwand sowie finanzielle Ressourcen bindet. Gehen Sie bei Ihrer Akteneinlagerung von Beginn an clever vor und nutzen Sie unsere Serviceleistungen rund um das Lagern von Dokumenten.

Profitieren Sie von den Vorteilen der AKTA Akteneinlagerung:

• datenkonforme Akteneinlagerung
• AKTA-Sicherheit gegen Elementarschäden, Einbruch, Diebstahl oder Schädlingsbefall
• Überwachung der Aufbewahrungsfristen
• Gewinn freier Kapazitäten
• Kostenersparnis
• stetige Verfügbarkeit

Ihr besonderer Bonus bei unserer Akteneinlagerung: Sofern die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kümmern wir uns gerne um die Aktenvernichtung nach DIN 66399 und entsorgen Ihre Papierakten, Dokumente und Datenträger rechtssicher und DSGVO-konform.

Für uns steht es außer Frage, dass jede Akteneinlagerung mit Service, Qualität und Transparenz einhergeht. Wir machen Ihnen für das Dokumente lagern gerne ein attraktives und individuelles Angebot. Dieser Komplettpreis versteht sich inklusive aller Leistungen. Versteckte Kosten oder einen plötzlichen Mehraufwand müssen Sie bei unserer Akteneinlagerung nicht befürchten.

Das erwartet Sie bei uns:

• Hol- und Bringservice
• Einsichtnahme, wenn gewünscht
• ideal für aufbewahrungspflichtige Geschäftspapiere
• kostengünstige Alternative zu angemieteten Büroräumen
• sinnvolle Ergänzung zur AKTA-Aktenvernichtung

Gut zu wissen: Für die Akteneinlagerung liefern wir Ihnen gerne Kartons, in die das zu archivierende Material verpackt werden kann. Aktenordner werden bei Bedarf einzeln erfasst und eine Archivliste übergeben.

Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Akten bei uns digital zu lagern. Dafür bieten wir Ihnen unseren Digitalisierungsservice an. Auf Wunsch überführen wir so Ihre bestehenden Archive in hochwertige digitale Formate und sorgen gleichzeitig für die sichere Aktenvernichtung der Papieroriginale. Diese digitale Umstellung ermöglicht nicht nur einen einfachen und sofortigen Zugriff auf Ihre Dokumente, sondern bietet auch langfristige Vorteile in Bezug auf Effizienz, Platzersparnis und Datensicherheit. Unsere professionelle Digitalisierungsdienstleistung gewährleistet, dass Ihre Dokumente in optimaler Qualität digitalisiert werden. So können Sie von den Vorzügen der digitalen Archivierung profitieren – ohne auf die Sicherheit und Integrität Ihrer Unterlagen beim Akten-Lagern verzichten zu müssen.

• Schnellerer Zugriff: Digitale Dokumente sind leicht durchsuchbar und können in Sekundenschnelle gefunden werden.
• Bessere Datensicherheit: Digitale Akten können mit Verschlüsselung und Zugriffskontrollen gesichert werden, was die Datensicherheit erheblich verbessert.
• Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch die Digitalisierung trägt zur Schonung der Umwelt bei und hilft, den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern.

Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, stellt sich schnell die Frage, wie man vor allem große Mengen Unterlagen, Dokumente und Co. rechtsicher und gemäß den Richtlinien entsorgt. Nutzen Sie ergänzend zur Akteneinlagerung unsere professionelle Aktenvernichtung nach DSGVO und DIN 66399. Diese buchen Sie bei uns direkt im Online-Shop – und das 24/7. Dazu registrieren Sie sich einfach als Kunde oder loggen sich ein und buchen die Aktenvernichtung im praktischen Self-Service.

Und so geht es:

1. Schritt: Geben Sie Ihre Postleitzahl oder den entsprechenden Ort ein. Wir sind in Stuttgart-Mittlerer Neckar, Karlsruhe-Nordbaden und Heilbronn-Franken/Hohenlohe rund um die Vernichtung für Sie da.
2. Schritt: Entscheiden Sie sich für die Art der Vernichtung: Akten, Festplatten oder gemischte Datenträger. Genaue Informationen, was Sie dabei entsorgen dürfen, erhalten Sie mit einem Klick auf das Bild. Mit „Übernehmen“ bestätigen Sie Ihre Auswahl. Wenn Sie Hilfe benötigen, helfen Ihnen unsere Profis selbstverständlich persönlich weiter.
3. Schritt: Wählen Sie einen unserer belastbaren Behälter aus. Es stehen Ihnen, je nach Art der Vernichtung, unterschiedliche Größen und Modelle zur Verfügung. Unsere Aktenbehälter von 70 Liter bis 420 Liter sind optimal für den Einsatz im Büro geeignet. Ein Aktenbehälter mit 660 Litern sowie die Absatz- und Abrollcontainer sind die perfekte Wahl für den großen Bedarf. Sie finden ihren Platz im Außenbereich.
4. Schritt: Sie erhalten in Echtzeit den Gesamtpreis für eine Standzeit von 14 Tagen inklusive Containeraufstellung, Containerabholung und die Abfallverwertung.
5. Schritt: Verraten Sie uns den gewünschten Liefer- sowie Abholtermin inklusive Uhrzeit.
6. Schritt: Informieren Sie uns über den gewünschten Standplatz des Containers.
7. Schritt: Überprüfen Sie Ihre Angaben und legen Sie Ihre Buchung in den Warenkorb.

Das Mieten Ihrer Auswahl für die Aktenvernichtung schließen Sie abschließend bequem über den Warenkorb ab. Um alles Weitere kümmern wir uns im Anschluss.

Wollen Sie sich zur Akteneinlagerung persönlich beraten lassen? Füllen Sie einfach unser Kontaktformular aus. Gerne beantworten wir kompetent Ihrer Fragen und kümmern uns zuverlässig um Ihr Anliegen. Wissen Sie Akten bei AKTA zuverlässig gelagert.

Die Akten außerhalb zu lagern, bietet zahlreiche Vorteile. Einerseits sparen Sie Kosten, da Sie nicht in teure Lagerinfrastruktur und Sicherheitseinrichtungen investieren müssen. Andererseits gewährleistet ein professionelles Unternehmen wie AKTA die bestmögliche Sicherheit und Organisation Ihrer Dokumente beim Akten-Lagern. Sie haben so einen einfachen Zugriff auf Ihre Akten, ohne Zeit mit der Suche und Verwaltung zu verschwenden. Dies ermöglicht es Ihrem Team, sich auf wichtigere Aufgaben und Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Wenn Sie Ihre Akten bei uns lagern, dann hat die Sicherheit Ihrer Dokumente für uns höchste Priorität. Mithilfe von modernen Sicherheitsmaßnahmen können wir sicherstellen, dass Ihre Akten vor jeglichen Bedrohungen geschützt sind. Darüber hinaus sind unsere Mitarbeiter persönlich zum Datengeheimnis nach § 5 BDSG verpflichtet. Sie können somit sicher sein, dass Ihre Informationen in unserer Einrichtung sicher und geschützt sind.

Auch nachdem Ihre Dokumente in einem unserer hochsicheren Archive eingelagert wurden, können Sie jederzeit einfach und effizient auf sie zugreifen. Alle befugten Mitarbeiter haben die Möglichkeit, in den für sie freigegebenen Archivbeständen nach Dokumenten zu suchen und Archiveinheiten zu bestellen. Sobald Sie online eine Archiveinheit bestellen, wird automatisch ein Auftrag in unserem System erstellt. Einer unserer Mitarbeiter recherchiert den genauen Lagerplatz in unserem Akten-Lager und bereitet die erforderlichen Unterlagen für den Transport vor.

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente können je nach den gesetzlichen Anforderungen und den Anforderungen Ihres Unternehmens variieren. Es ist wichtig, die gesetzlichen Vorschriften für Ihr Geschäftsfeld zu beachten, da sie oft spezifische Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumententypen festlegen. Als Profis für die Akteneinlagerung unterstützen wir Sie bei der Einhaltung dieser Vorschriften und geben Ihnen Empfehlungen für die Aufbewahrungsdauer Ihrer Dokumente. Wir empfehlen, diese Informationen sorgfältig zu überprüfen und regelmäßig zu aktualisieren. So können Sie den rechtlichen Verpflichtungen fürs Akten-Lagern gerecht werden und gleichzeitig unnötige Lagerkosten vermeiden.

Die Kosten können je nach Umfang der Dienstleistungen und der Menge, der zu lagernden oder zu vernichtenden Dokumente variieren. Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen und ein maßgeschneidertes Angebot zu erstellen. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot, wenn auch Sie Ihre Akten lagern möchten oder eine Aktenvernichtung in Betracht ziehen!

Digitale Dokumente sind bei uns in hochsicheren und redundanten Serversystemen sicher aufgehoben. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, maximale Datensicherheit und -verfügbarkeit zu gewährleisten. Unsere modernen Sicherheitsprotokolle umfassen starke Verschlüsselungsmechanismen, die sicherstellen, dass Ihre Akten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Zusätzlich werden regelmäßige Backups erstellt. So können Ihre Daten selbst im Falle eines Systemausfalls oder unvorhergesehener Ereignisse wie Datenkorruption oder Hardwarefehler sicher und vollständig wiederhergestellt werden.

Wenn Sie Ihre Akten digital lagern, erfolgt der Zugriff ausschließlich über gesicherte, verschlüsselte Verbindungen und ist streng kontrolliert. Wir implementieren Zugriffskontrollen, die sicherstellen, dass nur befugte Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen auf Ihre digitalen Dokumente zugreifen können. Dies gewährleistet nicht nur die Vertraulichkeit Ihrer Daten, sondern auch die Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen und Compliance-Richtlinien.

Die Entscheidung, ob Sie Ihre Akten digital oder physisch lagern sollten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Digitale Archivierung bietet den Vorteil eines schnellen und einfachen Zugriffs auf Informationen. Ihre Akten physisch zu lagern, kann hingegen für Dokumente mit geringer Zugriffshäufigkeit sinnvoll oder aus rechtlichen Gründen erforderlich sein.

Egal, ob Sie Ihre Akten digital lagern oder doch physisch – die Sicherheit der Dokumente hat oberste Priorität. Moderne Sicherheitsmaßnahmen, Überwachungssysteme und Zugriffskontrollen gewährleisten den Schutz Ihrer Informationen.

Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten ist ebenfalls entscheidend, wenn Sie Ihre Akten lagern. Hier kommen unsere Experten ins Spiel, die Ihr Unternehmen über die spezifischen rechtlichen Vorschriften informieren und bei der Umsetzung helfen.

Unabhängig von Ihrer Wahl zwischen physischer oder digitaler Archivierung ist die richtige Verwaltung Ihrer Akten von größter Bedeutung. Dies ermöglicht effiziente Arbeitsprozesse, sichert die Vertraulichkeit Ihrer Informationen und schafft langfristige Datensicherheit.