Mit der fortlaufenden Digitalisierung wird dem Schutz von Daten in Netzwerken, auf Servern oder in Clouds besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Allerdings sollten Sie dabei nicht außer Acht lassen, dass Sie auch bei der Aktenvernichtung von Papierformaten gesetzliche Vorgaben erfüllen müssen. Nach der Aufbewahrung sind Sie als Unternehmen oder Betrieb nämlich dazu verpflichtet, Dokumente, Unterlagen und Co. mit personenbezogenen Daten, die in physischer Form, z. B. als Ausdrucke, vorliegen, nach den gesetzlichen Vorschriften zu vernichten. Eine Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben stellt hohe Anforderungen und bedarf eines sorgsamen Vorgehens, das zunächst mit dem Verständnis der komplexen Normen beginnt.

Bevor Sie also eine Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben umsetzen, sollten Sie wissen, welche dabei zum Tragen kommen.

Warum gibt es bei einer Aktenvernichtung gesetzliche Vorschriften?

Im Wesentlichen dienen bei einer Aktenvernichtung gesetzliche Vorgaben dazu, den Schutz von sensiblen Personendaten zu gewährleisten und diese vor Missbrauch, Datenraub, Identitätsdiebstahl und Betrugsfällen zu bewahren. Die Richtlinien umfassen genaue Definitionen darüber, wie Sie mit sensiblen Informationen umzugehen haben und in welchem Maße Sie für eine Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben sorgen müssen. In der EU regelt das die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ergänzend in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Ziel einer Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben ist die Vereinheitlichung der Prozesse. Sie haben als Unternehmen oder Betrieb die Möglichkeit, entsprechende Sicherheitsmaßnahmen für eine datenschutzkonforme Vernichtung von Dokumenten umzusetzen und rechtssicher Ihren Compliance-Anforderungen nachzukommen.

Zudem minimieren Sie mit der Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben das Risiko von Datenschutzverletzungen und den damit verbundenen, hohen Geldbußen und verbessern durch klare Richtlinien und Verfahren bei der Aktenvernichtung Ihre internen Prozesse. Unterschätzen Sie zudem nicht die Vertrauensbildung bei Ihren Kunden und Partnern. Kommunizieren Sie eine zuverlässige Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben, schaffen Sie ein Fundament für eine stärkere Kundenbindung und langfristig stabile Geschäftsbeziehungen. Auch trägt diese zu einem positiven Unternehmensimage bei.

Allerdings hat eine Medaille auch immer zwei Seiten. Seien Sie sich bei der Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben bewusst, dass diese ein hohes Maß an Komplexität mitbringen. Sie benötigen entsprechende Ressourcen an Mitarbeitenden, die lernen im Dschungel der gesetzlichen Anforderungen zu agieren und wissen, was Sie bei der Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben zu beachten haben. Entsprechend laufende Schulung und Investments in professionelle Entsorgungstechniken ebenso wie deren Betrieb kosten Geld. Zudem stoßen viele Unternehmen im Zuge der Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben bei großen Mengen und kompletten Archiven an ihre Grenzen.

Tipp: Um den Aufwand einer Aktenvernichtung langfristig zu reduzieren und auch solche Richtlinien wie die elektronische Archivierung von Daten und digitalisierten Akten zu erfüllen, sollten Sie über die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems nachdenken.

Aktenvernichtung: Gesetzliche Vorschriften der DSGVO

Seit dem 25. Mai 2018 regelt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung, DSGV, die Verarbeitung, Handhabung und Speicherung von personenbezogenen Daten im Art. 6 DSGVO. Grundsätzlich bedarf es für alle genannten Punkte einen gesetzlich geregelten Grund, der die Datenverarbeitung notwendig macht. Ist das nicht der Fall, ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verboten. Sofern die Ausnahme jedoch greift, geht damit einher, dass eine sofortige Löschung und Vernichtung erfolgen muss, wenn für die Aufbewahrung keine Notwendigkeit mehr besteht.

Eine Löschung oder Aktenvernichtung entspricht den gesetzlichen Vorgaben, wenn die Daten und Inhalte sich danach nicht mehr rekonstruieren lassen. Das gilt neben personenbezogenen Daten auch für unternehmensinterne Daten, denken Sie an Reporte, Kennzahlen oder gar Betriebsgeheimnisse.

Wie genau die Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorschriften erfolgen muss, regelt die DIN 66399. In den zwei ersten Teilen erfasst Sie die Aktenvernichtung nach Vorgaben gemäß den Schutzklassen und Sicherheitsstufen. Neben Papierdokumenten wurde auch die Datenträgervernichtung definiert.

Aktenvernichtung nach den Vorgaben der DIN 66399

Anhand der Schutzklassen und Sicherheitsstufen der DIN 66399 können Sie die Art und den Umfang der Maßnahmen für die Aktenvernichtung bestimmen. Die Einteilung der Schutzklassen gliedert Daten und Co. in drei Kategorien gemäß ihres Schutzbedarfs. Ergänzend dazu zeigen die sieben Sicherheitsstufen, wonach Sie sich praktisch zu richten haben. Es gilt bei der Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben, je höher die Schutzklasse, desto höher die Sicherheitsstufe. Bei personenbezogenen Daten kommt jedoch mindestens die Sicherheitsstufe 3 oder 4 zum Tragen.

Vor allem bei großen und regelmäßig anfallenden Mengen lohnt es sich darüber nachzudenken, einen externen Dienstleister wie uns ins Boot zu holen. Neben dem Aufwand, den Sie sich sparen, können Sie sich bei uns einer Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben und einer großen Auswahl an verschiedenen Aktenbehältern, in denen Sie Ihre Unterlagen für uns gesammelt bereitstellen, gewiss sein.

Aktenvernichtung nach den gesetzlichen Vorschriften mit AKTA

Im Kontext einer Auslagerung der Aktenvernichtung an uns ist es aus Datenschutzsicht essenziell, besondere Sorgfalt walten zu lassen. Bevor Sie Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, an einen Drittanbieter übergeben können, muss dies gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgen.

Daher ist es zwingend erforderlich, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) zu schließen. Dieser Vertrag muss den spezifischen Anforderungen des Art. 28 Abs. 3 DSGVO genügen. Er muss insbesondere den Verarbeitungsumfang, -art und -zweck, die Verarbeitungsdauer sowie die Weisungsbefugnisse und Kontrollrechte des Auftraggebers klar definieren. Zudem sind die Mitwirkungspflichten festzulegen.

Gerne stellt AKTA Ihnen eine Vorlage für einen passenden Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung.

Darüber hinaus müssen die zur Dokumentenvernichtung verwendeten Geräte den relevanten DIN-Normen entsprechen, um die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten. All das machen wir bei AKTA möglich!

5 praktische Tipps zur leichteren Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben

Zum Schluss geben wir Ihnen noch fünf Tipps an die Hand, wie Sie die Aktenvernichtung unter Beachtung des Datenschutzes und den gesetzlichen Vorgaben erleichtern können.

• Klären Sie Ihr Personal über die Bedeutsamkeit einer Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben auf und schaffen Sie ein grundlegendes Verständnis, was unter personenbezogenen Daten zu verstehen ist und welche konkret in Ihrem Betrieb dazu zählen.
• Definieren und etablieren Sie klare Richtlinien bei Entsorgungs- und Verfahrensprozessen.
• Achten Sie auf eine regelmäßige Aktenvernichtung. Legen Sie am besten einen Zeitplan mit festen Terminen an.
• Führen Sie Schulungen durch, um sicherzustellen, dass alle Methoden zur Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben umgesetzt werden können.
• Führen Sie Aufzeichnungen darüber, welche Dokumente vernichtet wurden, einschließlich des Datums der Vernichtung und der Methode.

In vielen Unternehmen und Betrieben ist selten Zeit für eine umfassende und zuverlässige Aktenvernichtung. Damit riskieren Sie allerdings auch, dass Sie bei Nichteinhalt mit Geldbußen oder gar eine Freiheitsstrafe belangt werden können. Profitieren Sie von unseren Dienstleistungen. Mit unserer Expertise und jahrelanger Erfahrung übernehmen wir von AKTA einfach die Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben für Sie. Lassen Sie sich gleich unverbindlich beraten.