Warum ist die Aktenvernichtung in Bezug auf Datenschutz so elementar? Effektive Sicherheitssysteme, starke Passwörter, umfassender Cyberschutz – im digitalen Umfeld legen wir in der Regel großen Wert darauf, dass unsere privaten Daten so gut wie möglich geschützt bleiben. Wie aber sieht es bei physischen Unterlagen, Dokumenten und Co. aus? Kreditkartenabrechnungen, Untersuchungsergebnisse, Rechnungen und vieles mehr landen oft ohne Umwege im Hausmüll. Und das maximal zerrissen. Das Risiko, dass diese personenbezogenen Daten ungewollt in die falschen Hände geraten, ist hoch. Das Bewusstsein ist dafür in den vergangenen Jahren jedoch gesunken.

In Hinblick auf Unternehmen gewinnen die Aktenvernichtung und der Datenschutz nochmals eine ganz andere Bedeutung. Sie sind neben der Aufbewahrung von Rechnungen, Korrespondenzen und vielen weiteren Unterlagen verpflichtet, diese im Sinne der Gesetzeslage zu vernichten. Grundlage für die Aktenvernichtung und den Datenschutz bilden die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Der Fokus beider Richtlinien liegt auf dem Schutz personenbezogener Daten. Neben der Aktenvernichtung bezieht sich der Datenschutz auch auf digitale Datenträger wie Festplatten, USB-Sticks, Smartphones und dergleichen.

Was aber umfasst die Aktenvernichtung nach Datenschutz und wie lässt sich eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung umsetzen? Lesen Sie dazu in diesem Beitrag mehr.

Was meint der Datenschutz bei der Entsorgung von Dokumenten?

Wenngleich in Betrieben andere Anforderungen an eine Aktenvernichtung und den Datenschutz gestellt werden: Auch bei einer Aktenvernichtung, die privat durchgeführt wird, sollten Sie nie achtlos mit Daten in Papierform umgehen und diese nicht ohne weitere Schutzvorkehrungen entsorgen.

Für Unternehmen greifen in Bezug auf die Aktenvernichtung und den Datenschutz seit ein paar Jahren die Richtlinien der DSGVO und dem BDSG. Die datenschutzrechtlichen Regelungen in Bezug auf den Umgang mit personenbezogenen Daten sind zwingend einzuhalten. Verstöße werden mit hohen Geldbußen und sogar Freiheitsstrafe geahndet. Den Rahmen der Aktenvernichtung und dem Datenschutz gibt die DIN 66399 verbindlich vor. Diese beinhaltet Empfehlungen bei der Aktenvernichtung bezüglich der Sicherheitsstufen und Schutzklassen und hilft bei der Materialklassifizierung.

Warum ist eine DSGVO-Aktenvernichtung so wichtig?

Mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung sind Sie als Unternehmen dazu verpflichtet, einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Das beginnt bei der Erhebung sowie Verarbeitung und mündet in der Aufbewahrung der Daten, die nur zulässig ist, wenn Personen dazu ausdrücklich ihren Willen erklärt haben. Was einfach klingt, ist im Zuge der vielen Gesetzestexte tatsächlich sehr komplex.

Ein weiterer Aspekt bezieht sich auf die Aufbewahrung. Denn diese sollte nicht länger als erforderlich andauern. Sprich, digital sind Daten nach Ablauf der Aufbewahrung umgehend zu löschen und in physischer Form zu vernichten. Die Aktenvernichtung muss im Sinne des Datenschutzes so durchgeführt werden, dass es dritten Personen nicht mehr möglich ist, die Inhalte zu rekonstruieren.

So müssen personenbezogene Daten, aber auch unternehmensinterne Unterlagen sowie digitale Datenträger unter Berücksichtigung des definierten Schutzbedarfs der DIN 66399 vernichtet werden, um den Anforderungen der DSGVO-Aktenvernichtung Rechnung zu tragen. Hier kommen die bereits kurz erwähnten Schutzklassen und Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung und dem Datenschutz ins Spiel.

Aktenvernichtung mit Datenschutz anhand der Schutzklassen identifizieren

Die DIN 66399 empfiehlt jeder verantwortlichen Stelle, die verarbeiteten personenbezogenen Daten zunächst hinsichtlich des Schutzbedarfs zu klassifizieren und definiert hierfür drei Schutzklassen:

Schutzklasse 1:

(Normaler Schutzbedarf) Bei den Informationen handelt es sich um personenbezogene Daten, deren missbräuchliche Verarbeitung die gesellschaftliche Stellung oder finanzielle Situation der betroffenen Person negativ beeinflussen könnte. Auch sind hier unternehmensinterne Daten wie Berichte oder Marketingmaterial einzuordnen.

Schutzklasse 2:

(Hoher Schutzbedarf) Diese Schutzklasse beinhaltet sensible Daten, darunter personenbezogene und Kontaktinformationen. Bei einem Missbrauch dieser Daten könnten Betroffene erhebliche Einbußen in finanzieller Hinsicht oder in ihrer gesellschaftlichen Position erfahren.

Schutzklasse 3:

(Sehr hoher Schutzbedarf) Dabei handelt es sich um streng vertrauliche Daten. Es ist essenziell, den Schutz solcher personenbezogenen Daten sicherzustellen, um die Freiheit, körperliche Integrität oder gar das Leben der betreffenden Personen nicht zu gefährden.

Je nach Schutzklasse müssen Sie sich bei der Aktenvernichtung nach Datenschutz für einen der sieben definierten Sicherheitsstufen entscheiden. In unserem Beitrag „Aktenvernichtung: Sicherheitsstufen nach DIN 66399“ erfahren Sie genau, welche es gibt und welche Ansprüche diese an die Vernichtung von sensiblen Inhalten stellen.

Datenschutz bei Vernichtung von Dokumenten beachten: 4 Profitipps für Unternehmen

Nachdem Sie nun die Wichtigkeit einer Aktenvernichtung nach Datenschutz kennen, bleibt die Frage, wie sich diese in der Praxis umsetzen lässt. Mit unseren vier Profitipps erhalten Sie eine Idee von möglichen Ansätzen.

1. Klassifizierung und Richtlinien definieren

Entwickeln Sie für die Aktenvernichtung und den Datenschutz ein systematisches Vorgehen bei der Dokumentenverwaltung. Legen Sie klare Handhabungs-Richtlinien gemäß der Klassifizierung von Dokumenten fest, um alle Anforderungen zu erfüllen. Sammeln Sie sensible Dokumente in einem speziell geschützten Bereich und schaffen Sie, etwa durch eine schriftliche Information, direkt die Voraussetzungen für die Aktenvernichtung im Sinne des Datenschutzes. Vergessen Sie zudem nicht, die Aufbewahrungsfrist zu setzen.

2. Sichere Vernichtungsmethoden implementieren

Sofern Sie eine unternehmensinterne Aktenvernichtung gemäß Datenschutz organisieren wollen, achten Sie auf Geräte, die Dokumente so zerkleinern, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. Dabei stehen Sie vor der Herausforderung, dass die Shredder stets die aktuellen Vorgaben der richtigen Schnittgröße ( sehr kleine Partikel ) erfüllen müssen und wartungsintensiv sind. Die anschließende Entsorgung des geschredderten Papiers gilt es ebenfalls zu regeln.

Alternativ arbeiten Sie mit einem zertifizierten Dienstleister wie uns von AKTA zusammen. Wir garantieren eine Aktenvernichtung gemäß Datenschutz sowie nach DIN 66399 und verfügen über alle relevanten Zertifikate (nach der DIN 66399 & Entsorgungsfachbetrieb nach § 52 Krw/AbfG). Sie müssen sich weder ein zusätzliches Aktenvernichtungsgerät anschaffen noch sich mit den komplexen Gesetzen bzgl. der Vernichtung auskennen. Das spart wiederum viel Zeit, Aufwand und Kosten. Zudem profitieren Sie von unseren vielen weiteren Services wie einer umfassenden Beratung, der Umsetzung aller technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Übernahme der Speziallogistik, die Nutzung modernster Vernichtungstechnik im AKTA-Datensicherheitszentrum, die Bereitstellung hochwertiger Sammelbehälter aus unserer Behältervielfalt und auf Wunsch die Organisation Ihres gesamten Abfallmanagements.

Überdies erhalten Sie bei uns maßgeschneiderte Lösungen bei der Aktenvernichtung gemäß den gesetzlichen Vorgaben und vertrauen auf besonders geschulte Mitarbeiter, die persönlich auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG verpflichtet sind.

Wichtig: Sofern Sie mit uns als externer Dienstleister bei der Aktenvernichtung nach Datenschutz kooperieren wollen, bedarf es einem Auftragsverarbeitung-Vertrag (AV). In diesem definieren wir unsere Dienstleistungen mit allen erforderlichen Daten genau, allerdings bleibt die Sorgfaltspflicht weiterhin bei Ihnen. Sie müssen sicherstellen, dass die Aktenvernichtung gemäß Datenschutz der DSGVO-Richtlinien erfolgt.

3. Schulung der Mitarbeiter

Planen Sie regelmäßige Schulungen für Ihre Mitarbeitenden ein, um sie für die Wichtigkeit des Datenschutzes zu sensibilisieren und über die Sorgfalt der Aktenvernichtung gemäß Datenschutz zu informieren. Halten Sie Ihre Teams auch stets über Gesetzesveränderungen oder -anpassungen auf dem Laufenden.

Fördern Sie eine Unternehmenskultur, in der Datenschutz und Informationssicherheit als gemeinsame Verantwortung aller angesehen werden. Ermutigen Sie Ihre Belegschaft bei der Einhaltung der DSGVO proaktiv mitzuwirken, etwa Datenschutzverletzungen zu melden oder sich mit neuen Ideen für eine strategische Organisation einzubringen.

4. Dokumentation und laufende Überprüfung

Führen Sie genaue Aufzeichnungen über die Aktenvernichtung gemäß Datenschutz, einschließlich Datum, Art der vernichteten Dokumente und Methoden der Vernichtung. So kommen Sie Ihrer Nachweispflicht und Ihrer Compliance mit den Datenschutzbestimmungen nach. Sollten Sie auf unsere Dienstleistungen bei der Aktenvernichtung nach Datenschutz zurückgreifen, erhalten Sie stets ein Nachweiszertifikat. Regelmäßige, interne oder externe Audits helfen Ihnen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen vorzunehmen.

Gerne beraten wir Sie auch persönlich zur Aktenvernichtung gemäß Datenschutz.