Privat oder gewerblich – jeden Tag fällt sogenannter Datenmüll an. Neben der klassischen Papierform sind in den letzten Jahrzehnten Datenträger hinzugekommen, deren sensible Informationen gleichermaßen nach der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren in der Regel vernichtet werden können.

Wie wird Datenmüll richtig entsorgt? Was müssen Sie bei vertraulichen Unterlagen beachten und wo ist der Unterschied der Vernichtung von Akten und digitalen Dokumenten? Holen Sie sich in diesem Beitrag unsere besten Tipps und nutzen Sie unsere Checkliste, um Datenmüll sicher zu entsorgen.

Was ist mit der Entsorgung von Datenmüll gemeint?

Der Begriff „Datenmüll“ ist breit gefächert und umfasst sowohl Papierdokumente als auch digitale Daten, die auf Datenträgern und elektronischen Geräte zu finden sind. Die Entsorgung von Datenmüll bezieht sich damit auf die Vernichtung von Dokumenten, die ausgedruckt vorliegen, oder auf Speichermedien liegen und sensible Daten in Form von Dateien beinhalten.

Ungeachtet des Formats ist es wichtig, jenen Datenmüll richtig zu entsorgen. Einerseits, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden, das gilt vor allem für Unternehmen, und anderseits, um sensible Daten vor unbefugter Einsicht und Missbrauch zu schützen.

Papier-Datenmüll zu entsorgen, wird in der Regel durch Schreddern sichergestellt. Bei Datenträgern bedarf es zunächst der Löschung der digitalen Daten mit einer anschließend physischen Zerstörung. Ziel des Datenmüll-Entsorgens ist es immer, dass die Informationen nicht mehr zugänglich sind und auch nicht wiederhergestellt werden können.

Zusammengefasst sollte folgender Datenmüll mit persönlichen Inhalten entsorgt werden:

• Physische Papierformen: Ausgedruckte Dokumente, Notizen, Berichte, Finanzunterlagen, persönliche Briefe, Verträge, Versicherungspolicen, Kontoauszüge, Zeugnisse, Tickets, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Personalakten, Behördenschreiben und steuerrelevante Unterlagen
• Elektronische Datenträger: Alte Handys, Computer, Festplatten, USB-Sticks, CDs, DVDs, Dias – mit digitalen Daten wie Dokumenten, E-Mails, Bildern, Präsentationen etc.

Warum ist es so wichtig, Datenmüll richtig zu entsorgen?

Bei der Aktenvernichtung ebenso wie bei der Datenträgervernichtung steht vor allem der persönliche und geschäftliche Datenschutz sowie die Wahrung der Privatsphäre und die Vermeidung potenzieller Risiken des Datenmissbrauchs im Vordergrund.

Schutz persönlicher und geschäftlicher Informationen

Kundendaten, Adressen, Kreditkartennummern oder Pins – nur einige Beispiele dafür, was auf Unterlagen an vertraulichen Informationen oftmals zu finden ist. Bei Unternehmen kommt die Tatsache hinzu, dass Papiere oder Datenträger nicht selten Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten, die nicht an die Öffentlichkeit oder in die Hände von Mitbewerbern gelangen dürfen. Ein Beispiel wären spezielle Herstellungstechniken, Prototypen oder Rezepturen.

Geraten solch sensible Daten in die falschen Hände, kann das schnell zu Datenmissbrauch, Identitätsdiebstahl oder gar finanziellen Verlusten führen. Wenn Sie Ihren Datenmüll richtig entsorgen, verringern Sie dieses Risiko erheblich.

In dem Zusammenhang ist natürlich auch zu nennen, dass Sie als Unternehmen die Datenschutzgesetze beim Datenmüll-Entsorgen erfüllen müssen. Alle Regelung dazu finden sich in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der DIN 66399.

Beitrag zum Umweltschutz

Wenn Sie Datenmüll fachgerecht entsorgen, kommt das auch der Umwelt zugute. Insbesondere elektronische Abfälle enthalten häufig Komponente wie Metalle, die durch eine unsachgemäße Entsorgung Böden und Wasserkreisläufe belasten. Datenträger gehören daher gesondert recycelt, auch damit wertvolle Ressourcen wiederverwendet werden können.

Wie gelingt es, Datenmüll aus Papier sicher zu entsorgen?

Möchten Sie Datenmüll in Form von Papieren, Akten und Co. entsorgen, gelten die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und DIN 66399. Letztere gibt vor, welche Sicherheitsstufen und Schutzklassen Sie entsprechend den Datenschutzbestimmungen bei der Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben einzuhalten haben. Die Sicherheitsstufen zeigen Ihnen, in welche Partikelgröße Sie welchen Datenmüll entsorgen müssen.

Wie sollte die Entsorgung von Datenmüll bei Datenträgern aussehen?

Neben dem Entsorgen von Papieren reiht sich heute die Vernichtung von Datenträgern in den Alltag ein. Zum einen müssen Sie die gespeicherten Daten auf USB-Sticks, CDs, Festplatten und Co. zunächst unwiderruflich löschen und zum anderen den Datenträger physisch vernichten.

Nutzen Sie für eine sichere Festplattenvernichtung beispielsweise zunächst eine Softwarelösung und greifen Sie anschließend auf spezielle Shredder-Services zurück, um den Datenmüll sicher zu vernichten und zu entsorgen.

Für Festplatten und andere magnetische Speichermedien ist die sicherste Variante, die physische Zerstörung der Datenträger. Professionelle Dienstleister sind mit entsprechenden Maschinen ausgestattet, um diese Art des Datenmülls so zu entsorgen, dass die Datenträger sicher zerkleinert und fachgerecht entsorgt werden. Eine Wiederherstellung der Daten ist danach nicht mehr möglich. Dies gilt auch bei der CD-Vernichtung oder wenn Sie USB-Sticks entsorgen.

Professionell elektronische Datenträger und Papier-Datenmüll entsorgen lassen – mit AKTA

Bei AKTA steht Ihnen eine breite Palette von Möglichkeiten zur fachgerechten Vernichtung und dem anschließenden Recycling Ihrer Akten und Datenträger zur Verfügung. Sie können bei uns eine Vielzahl von Datenmüll sicher entsorgen lassen, darunter neben Papier auch Festplatten (HDD und SSD), USB-Sticks, CDs und DVDs (mit und ohne Hüllen), Dias, Mobiltelefone, Disketten, Magnetbänder, Videobänder sowie Halbleiterspeicher.

Unser Service umfasst den Transport und die Aufstellung unserer Aktenbehälter oder Datenträgerbehälter, die für einen gewissen Zeitraum bei Ihnen stehen können. Nach der Sammlung Ihrer Datenträger sorgen wir für eine fachgerechte und datenschutzkonforme Vernichtung. Der Aufwand des Datenmüll-Entsorgens entfällt damit komplett für Sie.

Die Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen ist in unseren Prozessen fest verankert. Wir sind mit allen notwendigen Zertifikaten für die datenschutzkonforme Akten- und Datenträgerentsorgung ausgezeichnet.

Checkliste für das Datenmüll-Entsorgen

Allgemeine Vorbereitung:

• Identifizieren Sie Datenträger und Dokumente bzw. den Datenmüll, der entsorgt werden soll.
• Überprüfen Sie, ob die Datenträger oder Dokumente sensible, persönliche oder geschäftliche Informationen enthalten.
• Legen Sie fest, welche Daten dauerhaft gesichert und welche vernichtet werden sollen.

Für physische Dokumente (Papierform):

• Sortieren Sie alle Papierdokumente, die sensible Informationen enthalten.
• Erwägen Sie die Beauftragung eines professionellen Aktenvernichtungsdienstes für kleine und große Mengen an Dokumenten.
• Überprüfen Sie, ob alle Dokumente vollständig vernichtet wurden.

Für digitale Datenträger (Festplatten, USB-Sticks, CDs etc.):

• Sichern Sie alle benötigten Daten, bevor Sie die Datenträger löschen.
• Verwenden Sie zertifizierte Software zur Datenlöschung, um alle Daten sicher zu entfernen.
• Führen Sie eine physische Zerstörung der Datenträger durch.
• Erwägen Sie die Beauftragung spezialisierter Dienste zur sicheren und umweltgerechten Vernichtung und anschließenden Entsorgung.

Umweltgerechte Entsorgung:

• Trennen Sie elektronischen Abfall von regulärem Abfall.
• Prüfen Sie zwingend, ob sich Datenträger in den elektronischen Geräten befinden und entfernen Sie diese vor der Entsorgung.
• Informieren Sie sich über örtliche Vorschriften zur Entsorgung elektronischen Abfalls.
• Nutzen Sie Recycling- und Rücknahmeprogramme für elektronische Geräte und Batterien.
• Dokumentieren Sie die Entsorgung elektronischer Geräte und Datenträger für Ihre Unterlagen.

Datenschutz und Compliance:

• Stellen Sie sicher, dass die Entsorgungsmethoden den geltenden Datenschutzgesetzen und Richtlinien entsprechen.
• Bewahren Sie Zertifikate oder Belege über die ordnungsgemäße Entsorgung auf.
• Informieren Sie alle betroffenen Personen oder Abteilungen über die durchgeführte Datenvernichtung.

Nachbereitung:

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Aufbewahrungsfristen.
• Schulen Sie Mitarbeiter in Bezug auf sichere Datenlöschungs- und Entsorgungspraktiken.
• Aktualisieren Sie Sicherheitsrichtlinien und -verfahren entsprechend der neuesten Best Practices.