Ab wann sollte ich eine Datentonne mieten? Eine berechtigte Frage, denn schon bevor die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 in Kraft trat, bedurften Unterlagen mit vertraulichen und personenbezogenen Daten einer besonderen Behandlung. Unternehmen, ebenso wie Privatpersonen, sollten Dokumente stets so entsorgen, dass diese unwiderruflich vernichtet werden. Eine Entsorgung im Hausmüll garantiert dies natürlich nicht. Stattdessen gibt die DIN 66399 den Rahmen mittels der Sicherheitsstufen und Schutzklassen für eine datenschutzkonforme Vernichtung vor. Kommen Sie den Richtlinien nicht nach, drohen teils hohe Bußgelder.

Was mit jeder Entsorgung einhergeht: Aufwand und die Gewährleistung des fachlich, aktuellen Know-hows. Vor allem in großen Unternehmen stellt das mitunter eine große Herausforderung dar. In dem Fall bietet das Mieten einer Datentonne eine smarte Lösung. Was aber ist eine Datentonne genau, was hat sie für Vorteile und was gehört hinein? Wir haben Ihnen alles Wichtige dazu im Folgenden zusammengefasst.

Was ist eine Datentonne?

Hinter dem Begriff Datentonne verbirgt sich ein spezieller Behälter, der aufgrund seines Materials und seiner Bauweise als Datenschutzcontainer zum Einsatz kommen kann. Sprich, er ist so konzipiert, dass zu vernichtende sensible oder geheime Unterlagen so gesammelt werden können, dass kein Unbefugter an diese im Inneren herankommt. Ein solcher Datenschutzbehälter wird beim Auftraggeber von einem externen Dienstleister wie uns von AKTA zum gewünschten Standort geliefert, verbleibt dort für den festgelegten Zeitraum und wird im Anschluss für eine DSGVO-konforme sowie umwelteffiziente Vernichtung abgeholt.

Eine Datentonne nach DIN 66399 verfügt dabei über einen Einwurfschlitz, einen Deckel und ein Schloss. Das Material ist robust und stabil. Häufig kommt Aluminium zum Einsatz, das dazu noch sehr leicht ist, was die Handhabung erleichtert. Neben der sicheren Sammlung garantiert eine Datentonne auch einen zuverlässigen Transport zur Vernichtungsanlage: So können Sie Ihren Datenmüll sicher entsorgen!

Was kann das Anfordern einer Datentonne kosten?

Pauschal lassen sich die Kosten für eine Datentonne nicht beziffern. Diese hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter Größe, Aufstellzeit oder auch eine etwaige Genehmigungspflicht.

Gut zu wissen: Bei uns können Sie eine Beratung durch das AKTA-Team in Anspruch nehmen oder Ihr Modell direkt online buchen und haben, dank der smarten Echtzeitkalkulation, einen direkten Überblick über die Datentonne-Kosten. So wird es einfach, diese an Ihrem Budget orientiert zu planen. Inbegriffen sind bei unserem Komplettpreis ohne versteckte Gebühren der Transport, die Standzeit von 14 Tagen (ab Tag 15 berechnen wir eine kostengünstige Tagesmiete), die Abholung der Datentonne und die Vernichtung gemäß individuellen Ansprüchen an den Datenschutz.

Was darf in einem Sicherheitsbehälter entsorgt werden?

Bei uns finden Sie die richtige Datentonne für Ihre Bedürfnisse:

• Aktenvernichtung: Informationsträger in Papierform wie Akten, Rechnungen, Belege, Lohnbescheide, Lieferaufträge u. v. m.
• Datenträgervernichtung: Informationsträger in Form von digitalen Datenträgern wie Festplatten, USB-Sticks, SSD-Karten u. Ä.
• IT-Entsorgung: Informationsträger in Form von Servern, Smartphones, Routern etc.

Der Grund für drei verschiedene Datentonnen ist einfach: Um Papier zu vernichten bedarf es einer anderen Entsorgungsmethode als bei Datenträgern oder IT-Geräten, weshalb wir für jede Kategorie entsprechende Sicherheitsbehälter bereithalten.

In welchen Größen ist eine Datentonne erhältlich?

Bei uns haben Sie die Möglichkeit, eine hochwertige Datentonne aus stabilem und dennoch leichtem Aluminium in verschiedenen Formaten zu buchen. Schließlich wissen wir, dass nicht jedes Unternehmen den gleichen Bedarf hat. Stattdessen haben wir uns für ein großes Portfolio entschieden, das gewährleistet, dass bei uns jeder Kunde das passende Model findet.

In unserer Behältervielfalt finden Sie folgende Aktenbehälter:

• Das 70-Liter-Modell kann ungefähr zehn Standard-Aktenordner aufnehmen und ist aufgrund seiner kompakten Größe besonders für kleinere Büros geeignet. Dank seitlicher Griffe und vier leichtgängiger Lenkrollen lässt sich die Datentonne mühelos transportieren.
• Für einen größeren Dokumentenbestand eignet sich unser 240-Liter-Behälter, der Platz für etwa 30 Aktenordner schafft. Das Modell zeichnet sich durch eine einfache Handhabung aus, gesichert durch zwei stabile Räder und praktische Kippgriffe.
• Der 420-Liter-Aktenbehälter, entworfen für hohe Anforderungen, fasst rund 60 Aktenordner. Die Kombination aus zwei Lenk- und zwei starren Rollen gewährleistet eine flexible und problemlose Beweglichkeit.
• Unser größtes Modell, der 660-Liter-Behälter, bietet Platz für etwa 80 Aktenordner und eignet sich somit hervorragend als zentrale Sammelstelle für umfangreiche Dokumentenmengen. Ausgestattet mit vier Lenkrollen, lässt sich der Behälter auch bei voller Beladung leicht und sicher bewegen.

Falls Sie Bedarf an einer Datentonne mit einem außerordentlich großen Fassungsvermögen haben, die rund 1.000 oder sogar 5.000 Aktenordnern unterbringen, bieten wir dafür unsere spezielle Absetz- oder Abrollcontainer zur Miete an. Beachten Sie bitte nur, dass für die Aufstellung auf öffentlichen Flächen eine offizielle Genehmigung erforderlich ist.

Unser Service umfasst den Transport und die professionelle Aufstellung des gewählten Aktenbehälters an Ihrem Standort. Nach einer Standardstandzeit von 14 Tagen erfolgt die Abholung des Behälters durch unsere Mitarbeiter. Im Anschluss werden Ihre Dokumente und Daten in einer zertifizierten Entsorgungsanlage sachgerecht und entsprechend der Norm DIN 66399 vernichtet.

Zusätzlich bieten wir Ihnen die Flexibilität, die Nutzung unserer Datentonne nach Ihren individuellen Bedürfnissen zu gestalten. Sie können entscheiden, ob Sie unseren Service einmalig in Anspruch nehmen oder eine regelmäßige Abholung wünschen. Im Falle eines Dauerauftrags verbleibt die Datentonne konstant an Ihrem vorgesehenen Standort und wird gemäß einem vorab festgelegten Zeitplan regelmäßig von uns abgeholt. Für Kunden, die eine bedarfsorientierte Lösung bevorzugen, besteht zudem die Möglichkeit, den Abholservice nur nach Bedarf zu definieren.

Sollten Sie sich für die regelmäßige Abholung der Datentonne entscheiden, garantieren wir eine kontinuierliche und sichere Entsorgung Ihrer sensiblen Dokumente. Dabei wird jeder Schritt des Prozesses von der Anlieferung über die Standzeit bis zur fachgerechten Vernichtung der Dokumente von uns sorgfältig dokumentiert, um die Einhaltung aller relevanten Bestimmungen bezüglich des Datenschutzes sicherzustellen und Ihnen ein detailliertes Zertifikat ausstellen zu können.