Immer wieder fallen im Laufe der Zeit Unterlagen und Dokumente an, die Sie vernichten sollten. Aber Achtung, wenn Sie Papier vernichten wollen, ist der Weg über den Hausmüll keine gute Wahl. Das gilt für Sie als Privatperson und vor dem Hintergrund der Datenschutz-Verordnung (DSGVO) explizit für Sie als Unternehmen. Bedenken Sie vor der Entsorgung, dass Rechnungen, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen und vieles mehr, Ihre oder personenbezogene Daten von Dritten enthalten. Um diese vor Missbrauch zu schützen, ist es essenziell, Papier so zu vernichten, dass darauf befindliche Informationen nach dem Schreddern weder lesbar noch wiederherstellbar sind.

Während Sie im privaten Haushalt eventuell noch Papiere mit einem Aktenvernichter schreddern könnten, reicht das im Zuge der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes bei den meisten Betrieben nicht aus. Wie Sie Papier richtig vernichten und worauf Sie achten müssen, das zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Vor der Papiervernichtung an die Aufbewahrungsfristen denken

Bevor wir uns das Papier-Vernichten genauer ansehen, werfen wir einen Blick auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Denn Sie können bestimmte Papiere erst vernichten, wenn die gesetzlichen Fristen abgelaufen sind. Ansonsten drohen erhebliche Strafen, wenn etwa das Finanzamt Einsicht verlangt. Für die meisten Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese beginnt mit dem Ablauf jenes Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist, die letzte Eintragung gemacht wurde oder die letzte Buchung stattgefunden hat.

Wenn Sie also ein Dokument im Jahr 2013 letztmalig verändert haben, startet die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2014, hält zehn Jahre und endet mit dem Kalenderjahr 2024. So können Sie das Papier also ab 2025 vernichten lassen.

Grundsätzlich haben etwa Jahresabschlüsse, Jahresbilanzen, Kontoauszüge, alle Buchungsbelege, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Inventare und Kassenberichte eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Mahnbescheide oder Urteile sollten Sie 30 Jahre aufbewahren. Etwas kürzer verhält es sich bei Verträgen oder Geschäftsbriefen. Hier können Sie schon nach sechs Jahren die Papiere vernichten. Allerdings: Kündigt das Finanzamt bis zum 31.12. eines Jahres eine Außenprüfung an, endet Ihre Aufbewahrungsfrist nicht.

Zu den Unterlagen, die Privatpersonen nie vernichten sollten, gehören Abschlusszeugnisse, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, ärztliche Gutachten und Ausbildungsbescheinigungen.

Tipp: Türmen sich bei Ihnen die Akten, aber aufgrund der Aufbewahrungsfrist können Sie die Papiere aktuell (noch) nicht vernichten? Wir von AKTA bieten Ihnen eine smarte Akteneinlagerung an. Geschäftspapiere und Co. werden gut geschützt in Kartonagen kostengünstig bei uns untergebracht. Sie genießen jederzeit Einsicht, haben aber keinerlei Aufwand mehr mit der Verwaltung und Unterhaltung Ihres Archivs. Ergänzend zur Aktenvernichtung und Akteneinlagerung übernehmen unsere zertifizierten Partnerunternehmen auch auf Wunsch die Digitalisierung Ihrer Dokumente.

Wie sollten Privatpersonen Papier schreddern lassen?

Zweifelsohne sollten auch Privatpersonen hinsichtlich des Datenschutzes großen Wert darauflegen, Ihre Papiere so zu vernichten, dass diese vollständig und komplett zerstört werden. So beugen Sie effektiv unbefugten Zugriffen vor und vermeiden Identitätsdiebstahl und Datenmissbrauch. Die einfachste Lösung hierfür: Eine professionelle Aktenvernichtung durch einen externen Dienstleister wie AKTA.

Folgende Vorteile können Sie bei uns im Rahmen des Papier-Vernichtens genießen:

• Eine konsequente und gesetzeskonforme Vernichtung aller Dokumente, die persönliche oder sensible Informationen enthalten. Wir verfügen über hochmoderne Technologien, die in der Lage sind, Papier so zu vernichten, dass eine Rekonstruktion der Informationen nicht möglich ist.
• Sparen Sie Zeit und Mühe, die mit dem manuellen Schreddern verbunden sind. Wir können große Mengen an Papier in kurzer Zeit verarbeiten, was besonders praktisch ist, wenn Sie große Archive oder regelmäßig anfallende Dokumentenstapel entsorgen müssen.
• Wir sorgen für eine umweltgerechte Entsorgung des Schredderguts und sind in der Lage, das vernichtete Papier fachgerecht zu recyclen, was zur Reduzierung von Müll und zur Schonung natürlicher Ressourcen beiträgt.
• Wir stellen einen reibungslosen Vernichtungsprozess und geschlossene Transportwege sicher. Durch unsere Zertifikate können Sie sich bei uns einer professionellen Dokumentvernichtung sicher sein.

Wie sollten Unternehmen Papier gesetzeskonform vernichten lassen?

Die Digitalisierung hat bislang dazu geführt, dass viele personenbezogene Daten virtuell gemanagt werden. Dennoch fallen jeden Tag zahlreiche Informationsträger in Papierform an. Denken Sie hier an Verträge, Rechnungen oder auch ausgedruckte E-Mails.

Anders als Privatpersonen müssen Sie sich als Unternehmen an ein Papier-Vernichten gemäß der Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den vielen weiteren Gesetzen halten. Dabei darf nach dem Papier-Schreddern keine Möglichkeit der Rekonstruktion bestehen. Sie müssen sich dabei an die bereits erwähnten Sicherheitsklassen und Sicherheitsstufen der DIN 66399 halten. Ansonsten riskieren Sie aufgrund eines Datenschutz-Verstoßes hohe Geldstrafen.

Um eine Aktenvernichtung nach gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten, sollten Sie einen externen und zertifizierten Dienstleister beauftragen, der sich der Dokumentenvernichtung professionell annimmt. Insbesondere bei großer Menge an Papieren erleichtert Ihnen das im Wesentlichen den Aufwand.

So läuft eine Papiervernichtung bei AKTA ab:

• Lieferung eines verschließbaren Sicherheitsbehälters aus Metall
• Sammlung vor Ort in den Datentonnen
• Abholung des vollen Sammelbehälters
• Fachgerechtes Schreddern in nach DIN 66399 zertifizieren Anlagen gemäß den Anforderungen an die Sicherheitsstufe
• Rückführung von recycelten Papieren in den Ressourcenkreislauf
• Vernichtungsnachweis für die fachgerechte Vernichtung Ihrer Akten

Wir appellieren an alle Unternehmen, die Bedeutung der professionellen und gesetzeskonformen Aktenvernichtung nicht zu unterschätzen. Überlassen Sie diesen wichtigen Prozess den Experten von AKTA, um sicherzustellen, dass Ihre sensiblen Daten nach den höchsten Sicherheitsstandards geschützt und verantwortungsvoll entsorgt werden. Vertrauen Sie auf unsere zertifizierte Fachkompetenz, um Ihr Papier sicher zu vernichten.